Protokoll, Aktennotiz und Mitteilung nach DIN 5008

Geprüft am 09.10.2026Stand: DIN 5008:2020-03Quellen

Ein Protokoll nach DIN 5008 beginnt mit einem Kopf aus Anlass, Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmenden und Protokollführung. Danach folgen Tagesordnung, Ergebnisse und eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Terminen. Aktennotiz und innerbetriebliche Mitteilung sind kürzer, folgen aber denselben Schreibregeln: Datum 2026-10-09, Uhrzeit 14:30 Uhr, Durchwahl 0341 1234567-12.

Was die DIN 5008 zu Protokollen sagt

Seit der Ausgabe 2020 gehören Protokolle ausdrücklich zur DIN 5008. Mit der Neufassung kamen auch Texte in Tabellenform, Präsentationen und die Ablage von Dateien hinzu. Den genauen Wortlaut der Protokoll-Regeln kennt nur, wer den Normtext kauft – er ist bei DIN Media erhältlich. Die Norm regelt dabei, wie etwas geschrieben wird, nicht was drinsteht. Welche Punkte ein Protokoll enthält, legt jede Firma oder Behörde selbst fest.

Der Aufbau, den Sie unten finden, ist in Unternehmen, Vereinen und Verwaltungen weit verbreitet. Er ist eine bewährte Gliederung aus der Praxis, keine wörtliche Vorgabe der Norm. Sicher normgerecht sind dagegen die Schreibweisen darin: Datum, Uhrzeit, Telefonnummern, Abkürzungen und Zahlen. Diese Regeln gelten für ein Protokoll genauso wie für einen Geschäftsbrief.

Protokoll-Vorlage: der Kopf

Im Kopf steht alles, was man später zum Wiederfinden braucht. Eine Tabelle mit zwei Spalten ist dafür ideal – links die Bezeichnung, rechts der Inhalt. So sieht ein ausgefüllter Protokollkopf aus:

Nennen Sie Namen vollständig, mindestens beim ersten Auftreten. Abteilungs- oder Funktionsangaben helfen Lesern, die nicht dabei waren. Die Uhrzeit steht mit Doppelpunkt; bei voller Stunde reicht „14 Uhr“. Mehr zu den Schreibweisen lesen Sie unter Datum und Uhrzeit nach DIN 5008.

Tagesordnung und Ergebnisse

Unter dem Kopf folgt die Tagesordnung, nummeriert als TOP 1, TOP 2 und so weiter. Zu jedem Punkt halten Sie fest, was besprochen und was entschieden wurde. Zwei Formen sind üblich:

• Ergebnisprotokoll: nur Beschlüsse, Ergebnisse und Aufgaben. Kurz, schnell zu lesen, für die meisten Besprechungen die richtige Wahl.
• Verlaufsprotokoll: zusätzlich der Gang der Diskussion, wer welche Meinung vertreten hat. Nötig etwa bei Gremien, Prüfungen oder wenn später nachvollziehbar sein muss, wie eine Entscheidung zustande kam.

Beschlüsse formulieren Sie so, dass sie ohne Zusammenhang verständlich sind: „Die Messe in Hannover wird nicht besucht.“ statt „Wird nicht gemacht.“ Bei Abstimmungen gehört das Ergebnis dazu, zum Beispiel „einstimmig“ oder „bei einer Gegenstimme angenommen“.

Aufgabenliste

Am Ende steht eine Liste aller Aufgaben. Ohne Verantwortlichen und Termin bleibt eine Aufgabe oft liegen. Auch hier eignet sich eine Tabelle:

So schreiben Sie das Protokoll

1. Vorlage vorbereitenLegen Sie Kopf und Tagesordnung vor dem Termin an. Dann notieren Sie während der Sitzung nur noch Inhalte.
2. Ergebnisse mitschreibenHalten Sie Beschlüsse und Aufgaben sofort fest, am besten mit Namen und Termin.
3. Zeitnah ausformulierenSchreiben Sie das Protokoll am selben oder am nächsten Tag ins Reine, solange Sie sich gut erinnern.
4. Freigeben lassenDie Sitzungsleitung liest gegen. Viele Firmen lassen Protokoll und Leitung gemeinsam unterschreiben.
5. Verteilen und ablegenVersenden Sie das Protokoll an den Verteiler, oft als PDF im Anhang einer E-Mail, und legen Sie es mit eindeutigem Dateinamen ab.

Aktennotiz: kurz festhalten, was war

Eine Aktennotiz (auch Aktenvermerk) hält ein Telefonat, ein Gespräch oder eine Beobachtung fest, für die es sonst keinen Beleg gäbe. Sie ist kürzer als ein Protokoll und hat meist nur einen Verfasser. Bewährt hat sich dieser Inhalt: Datum und Uhrzeit, wer mit wem gesprochen hat, worum es ging, was vereinbart wurde und was als Nächstes passiert. Eine Aktennotiz-Vorlage braucht also nur wenige feste Zeilen:

Schreiben Sie die Aktennotiz sachlich und ohne Wertung. Was jemand gesagt hat, geben Sie in indirekter Rede wieder („Frau Wolf teilt mit, dass …“). Vierstellige Zahlen bleiben ungegliedert (5000), erst Zahlen mit mehr als vier Stellen gliedern Sie mit Leerzeichen (12 000). Zwischen Zahl und Prozentzeichen steht ein Leerzeichen (5 %). Einen Strich als Aufzählungszeichen setzen Sie mit Leerzeichen danach.

Innerbetriebliche Mitteilung

Die innerbetriebliche Mitteilung, auch Hausmitteilung oder interne Mitteilung genannt, ist ein Schreiben innerhalb einer Firma. Sie braucht kein Anschriftfeld nach Fensterumschlag-Maß und keine Pflichtangaben im Fuß. Viele Firmen haben dafür ein eigenes Formular mit einem Kopf aus diesen Zeilen:

• An und Von mit Name und Abteilung
• Datum, numerisch oder ausgeschrieben
• Betreff ohne das Wort „Betreff“ und ohne Schlusspunkt
• bei Bedarf Kopie an und Anlagen

Der Text folgt wie im Brief: Absätze ohne Einzug, getrennt durch eine Leerzeile. Ob Sie mit einer Anrede beginnen, hängt vom Ton im Haus ab. Hinweise zu Betreff, Anlagen und Datum gelten unverändert – siehe Betreff im Brief und Anlagenvermerk. Wer intern ohnehin per E-Mail schreibt, findet die passenden Regeln unter E-Mail nach DIN 5008.

Typische Fehler in Protokoll und Notiz

Weitere Stolperstellen finden Sie in der Übersicht häufige Fehler nach DIN 5008, die korrekten Abkürzungen unter Abkürzungen nach DIN 5008.

Häufige Fragen zu Protokoll und Aktennotiz

Quellen

1. DIN Media: DIN 5008:2020-03 – Schreib- und Gestaltungsregeln
2. Federwerk: Neuausgabe DIN 5008:2020
3. DIN Media: Themenseite DIN 5008
4. Haufe Akademie: DIN 5008 – Regeln im Überblick
5. Universität Göttingen: Schreibregeln nach DIN 5008

Passend dazu

• Datum und Uhrzeit2026-10-09, 9. Oktober 2026 und 14:30 Uhr
• E-MailBetreff, Anrede, Signatur mit Pflichtangaben
• Abkürzungenz. B., usw., bzw. – Leerzeichen und Punkte richtig
• BriefvorlagenWord und PDF, Form A und B, sofort nutzbar