Geschäftsbrief nach DIN 5008: Aufbau, Informationsblock, Pflichtangaben
Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 besteht aus Briefkopf, Anschriftfeld, Informationsblock rechts daneben, Betreff, Anrede, Text, Gruß und Unterschrift. Seit der Ausgabe 2020 ist der Informationsblock der Standard, die alte Bezugszeichenzeile ist nicht mehr normgerecht. Firmen müssen außerdem je nach Rechtsform gesetzliche Pflichtangaben wie Sitz, Registergericht und Registernummer angeben.
Geschäftsbrief-Vorlage für Word
Am schnellsten kommen Sie mit einer fertigen Vorlage zum Ziel. Beide Dateien enthalten den Informationsblock, Falz- und Lochmarken und eine Fußzeile für die Pflichtangaben. Form B hat den höheren Briefkopf und ist die übliche Wahl, Form A lässt mehr Platz für Text.
Geschäftsbrief Form B mit Infoblock
Für Firmen: Informationsblock mit Zeichen und Durchwahl, Pflichtangaben in der Fußzeile.
Weitere Muster für Privatbriefe und Bewerbungen finden Sie unter Briefvorlagen nach DIN 5008. Ohne Word geht es mit dem Brief-Generator im Browser.
Aufbau eines Geschäftsbriefs
Die DIN 5008 legt fest, wo jeder Teil auf dem A4-Blatt steht. Der Inhalt bleibt Ihre Sache. Von oben nach unten sieht ein Geschäftsbrief so aus:
- BriefkopfFirmenname, Logo und Kontaktdaten über die volle Blattbreite, 45 mm hoch bei Form B und 27 mm bei Form A. Tipps zur Gestaltung: Briefkopf erstellen.
- Anschriftfeld85 × 45 mm groß, 20 mm vom linken Rand. Oben die Zusatz- und Vermerkzone mit der Rücksendeangabe, darunter die Anschrift des Empfängers.
- InformationsblockRechts neben dem Anschriftfeld: Zeichen, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Datum.
- BetreffZwei Leerzeilen unter Anschriftfeld oder Informationsblock, ohne das Wort „Betreff“ und ohne Schlusspunkt, meist fett.
- Anrede und TextZwei Leerzeilen nach dem Betreff die Anrede mit Komma, nach einer Leerzeile der Text. Absätze trennt je eine Leerzeile.
- Gruß, Firma, UnterschriftEine Leerzeile nach dem Text die Grußformel ohne Satzzeichen, eine Leerzeile darunter die Firmenbezeichnung, dann Platz für die Unterschrift und der Name.
- Anlagen und VerteilerEine Leerzeile unter dem Namen der Anlagenvermerk, eine Leerzeile darunter gegebenenfalls der Verteilvermerk.
- FußzeileHier stehen in der Praxis meist die gesetzlichen Pflichtangaben und die Bankverbindung.
Tippen Sie auf einen Bereich des Blatts – hier erscheinen Maße und Regeln.
Der Informationsblock
Der Informationsblock ersetzt die frühere Bezugszeichenzeile. Er beginnt 125 mm vom linken Rand und ist höchstens 75 mm breit. Nach einem verbreiteten Ratgeber beginnt er 5 mm unter dem Briefkopf, also 50 mm von oben bei Form B und 32 mm bei Form A. Typische Zeilen sind:
Zeilen, die Sie nicht brauchen, lassen Sie einfach weg – im Beispiel etwa „Unsere Nachricht vom“, wenn es kein eigenes Vorschreiben gab. Das Datum steht numerisch als 2026-10-09 oder bei Empfängern im Inland als 09.10.2026. Telefonnummern schreiben Sie ohne Klammern und Schrägstriche, die Durchwahl mit Bindestrich. Details dazu unter Datum nach DIN 5008 und Telefonnummern schreiben.
Die Bezugszeichenzeile – eine waagerechte Zeile mit „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen …“ über dem Betreff – ist seit der DIN 5008:2020 nicht mehr normgerecht. Wer noch alte Briefbögen damit verwendet, sollte sie beim nächsten Nachdruck auf den Informationsblock umstellen.
Abstände und Zeilenabstände im Geschäftsbrief
Der Brieftext steht einzeilig, üblich in 11 oder 12 pt. Der linke Rand beträgt 25 mm, der rechte üblich 20 mm, neben dem Informationsblock mindestens 10 mm. Die wichtigsten Leerzeilen: zwei vor dem Betreff, zwei zwischen Betreff und Anrede, sonst meist eine. Für die Unterschrift sind drei Leerzeilen üblich. Bei Unterschriften „i. A.“ oder „i. V.“ empfiehlt ein Hochschul-Leitfaden je eine Leerzeile davor und danach. Alle Abstände als Tabelle finden Sie unter Brief nach DIN 5008: Abstände und Maße.
- „Betreff: Angebot Nr. 4711.“
- „Mit freundlichen Grüßen,“
- Name des Unterzeichners in Klammern
- Bezugszeichenzeile über dem Betreff
- „Angebot Nr. 4711“ fett, ohne Punkt
- „Mit freundlichen Grüßen“ ohne Komma
- Vor- und Nachname vollständig, ohne Klammern
- Zeichen und Datum im Informationsblock
Pflichtangaben im Geschäftsbrief
Die DIN 5008 regelt die Form, das Gesetz den Inhalt einiger Angaben. Kaufleute und Gesellschaften müssen auf jedem Geschäftsbrief bestimmte Angaben machen. Das gilt laut Gesetz für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“, also auch für E-Mails – so steht es seit 1. Januar 2007 im Gesetz. Für Privatbriefe gelten diese Pflichten nicht.
| Rechtsform | Rechtsgrundlage | Pflichtangaben |
|---|---|---|
| Eingetragener Kaufmann (e. K.) | § 37a HGB | Firma, Rechtsformbezeichnung, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer |
| GmbH | § 35a GmbHG | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführer, gegebenenfalls Vorsitzender des Aufsichtsrats; bei Angaben zum Kapital das Stammkapital |
| AG | § 80 AktG | Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Vorstandsmitglieder (Vorsitzender gekennzeichnet), Vorsitzender des Aufsichtsrats; bei Angaben zum Kapital das Grundkapital |
| OHG, KG | § 125 HGB | Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer; ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, kommen weitere Angaben hinzu |
Personen nennen Sie mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Für eine GbR verweist ein IHK-Merkblatt auf § 15b GewO: Dort sind die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Ältere Ratgeber nennen für OHG und KG noch § 125a HGB – diese Nummer gibt es nach der Reform durch das MoPeG so nicht mehr.
Eine Ausnahme gilt für Vordrucke in einer bestehenden Geschäftsverbindung, wenn dort üblicherweise nur einzelne Angaben eingetragen werden. Bestellscheine gelten dagegen immer als Geschäftsbriefe. Fehlen Pflichtangaben, droht nach einem IHK-Merkblatt ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 EUR.
Die Pflichtangaben gehören auch in die Signatur geschäftlicher E-Mails. Wie eine E-Mail nach DIN 5008 aufgebaut ist, lesen Sie unter E-Mails nach DIN 5008.
Beispiel: Fußzeile einer GmbH
So kann die Fußzeile mit den Pflichtangaben einer GmbH aussehen. Die Reihenfolge ist frei, alle Angaben müssen aber vorhanden sein:
Die IBAN gliedern Sie in Vierergruppen mit Leerzeichen. Die Bankverbindung gehört nicht zu den Angaben aus der Tabelle oben, steht aber oft mit in der Fußzeile.
Geschäftsbriefe mit Informationsblock und Fußzeile erstellen Sie direkt im Browser: Rechnung, Angebot und Mahnung.
Häufige Fragen zum Geschäftsbrief
Ist die DIN 5008 für Geschäftsbriefe Pflicht?
Nein. Die DIN 5008 ist eine Empfehlung. Pflicht sind nur die gesetzlichen Angaben je nach Rechtsform, etwa nach § 35a GmbHG oder § 37a HGB. In Wirtschaft und Verwaltung ist die Norm aber weit verbreitet.
Darf ich noch eine Bezugszeichenzeile verwenden?
Verboten ist sie nicht, normgerecht aber seit 2020 nicht mehr. Die DIN 5008:2020 sieht den Informationsblock rechts neben dem Anschriftfeld vor.
Wo steht das Datum im Geschäftsbrief?
Im Informationsblock, meist als letzte Zeile. Ohne Informationsblock steht es rechts, oft zusammen mit dem Ort, wie in der Privatbrief-Vorlage.
Brauchen Selbstständige ohne Handelsregistereintrag Pflichtangaben?
Die Vorschriften aus HGB, GmbHG und AktG betreffen Kaufleute und Gesellschaften. Für eine GbR verweist die IHK auf § 15b GewO. Im Zweifel fragen Sie Ihre IHK oder Kammer.
Quellen
- Sekretaria: Briefvorlage DIN 5008 – Musterbrief
- Federwerk: Neuausgabe DIN 5008:2020
- Manager-Institut: DIN 5008 für Geschäftsbriefe
- § 37a HGB – Angaben auf Geschäftsbriefen
- § 35a GmbHG – Angaben auf Geschäftsbriefen
- § 80 AktG – Angaben auf Geschäftsbriefen