Briefkopf erstellen: Vorlagen und Aufbau für private und geschäftliche Briefe
Der Briefkopf ist der obere Bereich des Briefblatts mit Ihrem Namen beziehungsweise Firmennamen und Ihren Kontaktdaten. Nach DIN 5008 ist er 45 mm hoch (Form B) oder 27 mm (Form A) und nutzt die volle Blattbreite. Unten finden Sie drei kostenlose Briefkopf-Vorlagen für Word und eine Anleitung, wie Sie einen eigenen Briefkopf anlegen.
Briefkopf-Vorlagen kostenlos
Die drei Vorlagen enthalten einen fertig eingerichteten Kopf und Platzhalter für Ihre Daten. Öffnen Sie die Word-Datei, tragen Sie Name, Anschrift und Kontaktdaten ein und speichern Sie das Ergebnis als eigene Vorlage. Danach beginnt jeder neue Brief mit Ihrem Briefkopf.
Briefkopf „Klassisch“
Name groß links, Kontaktzeile darunter – passt privat und für Selbstständige.
Briefkopf „Firma“
Firmenname rechts, Trennlinie, Infoblock und Fußzeile für Pflichtangaben.
Im Brief-Generator tippen Sie Absender, Empfänger und Text direkt im Browser ein. Der Briefkopf entsteht automatisch, und Sie speichern den fertigen Brief als PDF oder Word-Datei.
Was ist ein Briefkopf?
Mit Briefkopf ist der Kopfbereich ganz oben auf der ersten Seite gemeint. Er zeigt, wer schreibt. Die DIN 5008 legt nur seine Höhe fest: 45 mm bei Form B, 27 mm bei Form A. Was darin steht und wie es aussieht, ist Ihnen überlassen. Form B ist die übliche Wahl, weil der Kopf mehr Platz für Logo und Kontaktdaten bietet. Form A lohnt sich, wenn der Text sonst knapp auf eine zweite Seite rutscht.
Unter dem Briefkopf beginnen links das Anschriftfeld und rechts der Informationsblock. Diese Bereiche gehören nicht mehr zum Kopf. Das klickbare Blatt zeigt die Lage aller Teile:
Tippen Sie auf einen Bereich des Blatts – hier erscheinen Maße und Regeln.
Absender und Empfänger: wer steht wo?
Viele suchen nach einem „Briefkopf mit Absender und Empfänger“. Dabei gehört nur der Absender in den Briefkopf. Der Empfänger steht darunter im Anschriftfeld, damit er im Fenster des Umschlags zu sehen ist. Über der Empfängeranschrift wiederholt eine kleine Zeile Ihren Absender noch einmal: die Rücksendeangabe. Sie ist in der Regel mit dem Absender identisch und passt in eine Zeile.
- Empfänger oben rechts im Kopf, Absender darunter
- beide Anschriften nebeneinander im Briefkopf
- Briefkopf so hoch, dass das Anschriftfeld nach unten rutscht
- Absender im Briefkopf
- Empfänger im Anschriftfeld 85 × 45 mm, 20 mm vom linken Rand
- Rücksendeangabe als kleine Zeile über der Empfängeranschrift
Wie die Empfängeranschrift Zeile für Zeile aufgebaut ist und wohin „z. Hd.“ oder „Persönlich“ kommen, erklärt die Seite Adresse auf den Brief schreiben.
Briefkopf privat: was hineingehört
Für private Briefe an Vermieter, Versicherung oder Behörde reicht ein schlichter Kopf. Üblich sind:
- Vor- und Nachname, gern etwas größer oder fett
- Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort
- Telefon, z. B. 0341 1234567 oder mobil 0151 12345678
- E-Mail-Adresse
Geburtsdatum, Kontonummer oder Kundennummern gehören nicht in den Kopf. Vertrags- oder Kundennummern nennen Sie im Betreff, wo der Empfänger sie sucht. Ein Beispiel für einen privaten Briefkopf in zwei Zeilen:
Telefonnummern schreiben Sie nach DIN 5008 mit Leerzeichen nach der Vorwahl, ohne Klammern und Schrägstriche. Mehr dazu unter Telefonnummern schreiben.
Briefkopf für die Bewerbung
Das Anschreiben einer Bewerbung ist wie ein Geschäftsbrief aufgebaut und beginnt mit dem Briefkopf. Viele gestalten den Kopf von Anschreiben und Lebenslauf gleich, damit die Unterlagen einheitlich wirken. Vorgeschrieben ist die DIN 5008 für Bewerbungen nicht. Die Vorlage „Zentriert“ wirkt ruhig und eignet sich gut dafür. Weitere Hinweise finden Sie unter Bewerbung nach DIN 5008.
Briefkopf für Firmen
Ein geschäftlicher Briefkopf enthält meist Firmenname, Logo und Anschrift. Telefon, E-Mail und Ansprechpartner stehen bei einem Brief nach DIN 5008 eher im Informationsblock rechts neben der Anschrift. Hinzu kommen bei Kaufleuten und Gesellschaften gesetzliche Pflichtangaben, bei einer GmbH zum Beispiel Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Diese Angaben stehen in der Praxis meist in der Fußzeile. Welche Angaben für welche Rechtsform gelten, zeigt die Tabelle unter Geschäftsbrief nach DIN 5008.
Briefkopf in Word erstellen
Damit der Kopf nur auf der ersten Seite erscheint und nicht im Weg ist, legen Sie ihn in der Kopfzeile an. Die genauen Bezeichnungen können je nach Word-Version etwas abweichen.
- Seitenränder einstellenLinks 25 mm, rechts 20 mm. Den oberen Rand setzen Sie auf die Höhe des Briefkopfs: 45 mm für Form B oder 27 mm für Form A.
- Kopfzeile öffnenÜber Einfügen › Kopfzeile, oder per Doppelklick in den oberen Seitenrand.
- „Erste Seite anders“ aktivierenSo gilt der Briefkopf nur für Seite 1. Folgeseiten bekommen eine leere oder schlichte Kopfzeile, etwa nur mit der Seitenzahl.
- Absender eintragenName oder Firma, Anschrift, Kontaktdaten. Ein Logo fügen Sie als Bild ein und verkleinern es, bis es in den Kopf passt.
- Höhe prüfenDer Inhalt der Kopfzeile darf nicht über den oberen Rand hinauswachsen, sonst schiebt Word den Text und das Anschriftfeld nach unten.
- Als Vorlage speichernSpeichern Sie die Datei als Word-Vorlage (.dotx). Jeder neue Brief startet dann mit Ihrem Kopf.
Drucken Sie einen Probebrief mit „Tatsächliche Größe“ und legen Sie ihn gefaltet in einen Fensterumschlag. Steht die Anschrift nicht ganz im Fenster, ist meist der Briefkopf zu hoch geworden. Wie Sie richtig falten, zeigt Brief falten.
Gestaltungstipps für Ihren Briefkopf
- Wenig Schriften: Eine Schrift in zwei Größen reicht. Name oder Firma dürfen größer sein. Die Kontaktzeile darf kleiner sein als der Brieftext; geht sie unter 10 pt, ist eine serifenlose Schrift besser lesbar.
- Rand respektieren: Text im Kopf beginnt am besten an derselben Linie wie der Brief, 25 mm vom linken Rand. Das wirkt aufgeräumt.
- Farbe sparsam: Eine Akzentfarbe für Name oder Linie genügt. Drucken Sie den Brief auch einmal schwarz-weiß, damit nichts verloren geht.
- Platz lassen: Der Kopf muss nicht voll sein. Eine klare Zeile mit Name und eine mit Kontaktdaten wirken oft besser als ein volles Feld.
- Einheitlich bleiben: Nutzen Sie denselben Kopf für alle Briefe, bei Bewerbungen auch für den Lebenslauf.
Alle Briefvorlagen mit bereits eingestelltem Kopf finden Sie unter Briefvorlagen nach DIN 5008.
Häufige Fragen zum Briefkopf
Wie hoch ist ein Briefkopf nach DIN 5008?
45 mm bei Form B und 27 mm bei Form A. Er reicht über die volle Breite des A4-Blatts.
Gehört der Empfänger in den Briefkopf?
Nein. Der Briefkopf enthält nur den Absender. Der Empfänger steht im Anschriftfeld darunter, damit die Adresse im Fenster des Umschlags sichtbar ist.
Wohin kommt „zu Händen“?
Nicht in den Briefkopf, sondern in die Empfängeranschrift. Heute schreibt man den Namen der Ansprechperson meist einfach als eigene Zeile unter den Firmennamen; „z. Hd.“ ist entbehrlich. Beispiele zeigt die Seite Anschrift.
Muss ein privater Briefkopf nach DIN 5008 aussehen?
Nein, die DIN 5008 ist eine Empfehlung. Halten Sie aber die Höhe ein, damit das Anschriftfeld an seinem Platz bleibt und die Anschrift ins Fenster passt.
Quellen
- Sekretaria: Briefvorlage DIN 5008 – Musterbrief
- Sekretaria: Adressfeld im Geschäftsbrief
- Bayern: AGO Anlage 2 – Gestaltung von Schriftstücken
- Karrierebibel: Bewerbung nach DIN 5008
- § 35a GmbHG – Angaben auf Geschäftsbriefen