Rechnung Vorlage – kostenlos als Word-Datei und PDF

Geprüft am 09.10.2026Stand: DIN 5008:2020-03Quellen

Eine Rechnung braucht die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG: Namen und Anschriften, Steuernummer, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Mit der Vorlage unten tragen Sie Ihre Positionen ein, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag werden sofort berechnet. Als Kleinunternehmer wählen Sie „keine Umsatzsteuer“ – der nötige Hinweis auf § 19 UStG steht dann automatisch in der Rechnung.

So nutzen Sie die Vorlage

1. Absender eintragenFirma oder Name, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer und Bankverbindung. Diese Angaben merkt sich Ihr Browser für die nächste Rechnung, auch für die Angebotsvorlage und die Mahnung.
2. Kunde und RechnungsdatenAnschrift des Kunden (bis sechs Zeilen), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum. Die Felder stehen im Informationsblock rechts neben der Anschrift.
3. Positionen erfassenJe Zeile Menge, Einheit, Bezeichnung und Einzelpreis. Über die Schaltflächen am Rand fügen Sie Zeilen hinzu oder entfernen sie. Netto, Steuer und Gesamtbetrag rechnet die Vorlage selbst.
4. Steuersatz und Zahlungsziel19 %, 7 % oder „keine – Kleinunternehmer“. Aus dem Zahlungsziel in Tagen wird das Fälligkeitsdatum im Text.
5. Ausgeben„Drucken / PDF“ erzeugt ein A4-Blatt nach DIN 5008, „Word-Datei (.docx)“ eine bearbeitbare Rechnung für Word oder LibreOffice. Mit „Beispiel löschen“ leeren Sie die Musterdaten. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht übertragen.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG als Checkliste

Das Gesetz zählt auf, was in einer Rechnung stehen muss. Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand gegen diese Liste:

1. vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
7. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und jede vorab vereinbarte Entgeltminderung (etwa Skonto)
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Dazu kommen Sonderfälle, etwa die Angabe „Gutschrift“, wenn der Kunde die Abrechnung erstellt. Die Vorlage deckt die Punkte 1 bis 8 ab, wenn Sie alle Felder füllen.

Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Name und Anschrift des Kunden und eine Rechnungsnummer sind dann nicht vorgeschrieben – schaden aber nicht.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Die Regel gilt seit 2025, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Auf der Rechnung muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen (§ 34a UStDV). Die Vorlage setzt dafür diesen Satz ein:

E-Rechnung: Was diese Vorlage kann und was nicht

Diese Vorlage erzeugt eine Papier- oder PDF-Rechnung. Das ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann. Für Sie heißt das:

• Rechnungen an Privatkunden: Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen. PDF und Papier bleiben erlaubt.
• Empfang: Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
• Ausstellung an Firmen: Für Umsätze 2025 und 2026 sind Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – PDF noch zulässig. Für Umsätze 2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 1. Januar 2028 brauchen Sie für inländische B2B-Rechnungen ein E-Rechnungsformat (§ 27 Abs. 38 UStG).
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiter als PDF oder auf Papier gehen.

Rechnung als Geschäftsbrief nach DIN 5008

Die Vorlage folgt dem Geschäftsbrief nach DIN 5008, Form B. Die Anschrift des Kunden sitzt im Anschriftfeld und passt in einen DIN-lang-Fensterumschlag, wenn Sie das Blatt an den Falzmarken falten (Brief falten). Rechnungsnummer, Kundennummer, Leistungsdatum und Datum stehen im Informationsblock rechts – genau dort sucht die Buchhaltung des Kunden.

• Betreff: „Rechnung Nr. 2026-0042“ ohne das Wort „Betreff“ und ohne Punkt. Mehr unter Betreff im Brief.
• Datum: im Informationsblock 2026-10-11 oder 11.10.2026, siehe Datum nach DIN 5008.
• Fußzeile: Steuernummer und Bankverbindung, die IBAN in Vierergruppen (DE12 3456 7890 1234 5678 90). GmbH und eingetragene Kaufleute ergänzen die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe wie Registergericht und Registernummer – siehe Briefkopf.

Rechnen Sie bei Privatkunden mit Zahlungsverzug, lohnt ein Satz in der Rechnung: Verbraucher kommen nach 30 Tagen nur dann automatisch in Verzug, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Die Vorlage setzt diesen Hinweis, wenn Sie das Häkchen „Verzugshinweis für Privatkunden“ wählen.

Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage

Quellen

1. Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
2. Gesetze im Internet: § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
3. Gesetze im Internet: § 19 UStG – Kleinunternehmer
4. Gesetze im Internet: § 27 UStG – Übergangsvorschriften
5. Gesetze im Internet: § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
6. IHK Köln: E-Rechnungen

Passend dazu

• AngebotPositionen, Gültigkeit, Auftragsbestätigung
• MahnungVier Stufen, Verzugszinsen, Pauschale
• QuittungBetrag in Worten, Steuer, Unterschrift
• GeschäftsbriefAufbau, Infoblock und Pflichtangaben für Firmen