Mahnung und Zahlungserinnerung – Vorlage mit Zinsrechner
Eine Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Stufe, die Mahnung die deutlichere. Für den Zahlungsverzug genügt nach § 286 BGB eine Mahnung nach Fälligkeit; ab dann dürfen Sie Verzugszinsen verlangen – derzeit 6,52 % gegenüber Verbrauchern und 10,52 % gegenüber Unternehmen. Die Vorlage unten schreibt alle vier Stufen und rechnet Zinsen und Pauschale auf Wunsch aus.
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So nutzen Sie die Vorlage
- Schuldner einordnenTragen Sie die Anschrift ein und wählen Sie „Verbraucher“ oder „Unternehmen“. Davon hängen Zinssatz und 40-Euro-Pauschale ab.
- Stufe wählenZahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder letzte Mahnung. Betreff und Text passen sich an.
- Forderung eintragenRechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag und „Fällig seit“. Die neue Zahlungsfrist in Tagen wird zu einem festen Datum im Text.
- Zinsen und KostenHaken Sie „Verzugszinsen berechnen“ an, zeigt die Vorlage Zinsbetrag, Tage und Zinssatz über der Vorschau. Optional kommen Mahnkosten und – nur bei Unternehmen – die 40-Euro-Pauschale dazu.
- Ausgeben„Drucken / PDF“ oder „Word-Datei (.docx)“. „Beispiel löschen“ leert die Musterdaten. Ihre Firmendaten merkt sich der Browser auch für die Rechnungsvorlage.
Die Stufen und ihr Ton
Das Gesetz kennt den Begriff „Zahlungserinnerung“ nicht und schreibt auch keine drei Mahnungen vor. Die Stufen sind kaufmännische Übung: Sie geben dem Kunden Gelegenheit, ein Versehen zu bereinigen, bevor Sie härter werden.
| Stufe | Ton | Inhalt |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | freundlich, unterstellt ein Versehen | Rechnung, Betrag, Fälligkeit, neue Frist; „falls bereits bezahlt, gegenstandslos“ |
| 1. Mahnung | sachlich und klar | offener Betrag, neue Frist, ggf. Zinsen und Kosten |
| 2. Mahnung | bestimmt, nennt den Verzug | Gesamtbetrag mit Zinsen, kurze Frist |
| Letzte Mahnung | ernst, kündigt Folgen an | letzte Frist; danach gerichtlicher Mahnbescheid |
- „Zahlen Sie endlich!“
- „Zahlbar umgehend“ ohne Datum
- Drohungen, die Sie nicht umsetzen wollen
- „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 23. Oktober 2026.“
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum im Betreff
- in der letzten Mahnung nur ankündigen, was Sie auch tun
Wann der Kunde in Verzug ist
- Durch Mahnung: Mahnen Sie nach Fälligkeit, ist der Kunde ab Zugang der Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
- Ohne Mahnung: etwa wenn der Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist, zum Beispiel „zahlbar bis 15. September 2026“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
- Nach 30 Tagen: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug auch ohne Mahnung ein. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat (§ 286 Abs. 3 BGB).
Verzugszinsen gibt es erst ab Verzug, nicht schon ab Fälligkeit. Die Vorlage rechnet ab dem Datum im Feld „Fällig seit“. Setzen Sie dort den Tag ein, ab dem der Verzug begann.
Verzugszinsen, Pauschale und Verjährung
- Basiszinssatz
- 1,52 % seit 1. Juli 2026 (nächste Anpassung 1. Januar 2027)
- Verbraucher
- 5 Prozentpunkte darüber = 6,52 % im Jahr (§ 288 Abs. 1 BGB)
- Unternehmen
- 9 Prozentpunkte darüber = 10,52 % im Jahr (§ 288 Abs. 2 BGB)
- Pauschale
- 40 Euro, nur wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB)
- Verjährung
- drei Jahre ab Ende des Jahres der Entstehung (§§ 195, 199 BGB)
Ein Beispiel: 1.000,00 EUR sind seit 30 Tagen im Verzug. Gegenüber einer Privatperson ergeben 6,52 % rund 5,36 EUR Zinsen, gegenüber einer Firma ergeben 10,52 % rund 8,65 EUR. Die 40-Euro-Pauschale wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet.
Zur Verjährung: Eine Forderung aus dem Jahr 2026 verjährt mit Ablauf des 31.12.2029. Behalten Sie offene Forderungen aus älteren Jahren deshalb besonders zum Jahresende im Blick.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli; prüfen Sie den Wert, wenn Sie nach dem 31.12.2026 mahnen.
Die Mahnung als Brief nach DIN 5008
Die Vorlage setzt die Mahnung als Geschäftsbrief Form B: Rechnungsnummer und Datum im Informationsblock, Betreff ohne das Wort „Betreff“, Beträge als 725,90 EUR. Bei Zinsen und Kosten erscheint eine kleine Tabelle mit Gesamtbetrag. Die Frist steht als ausgeschriebenes Datum im Text – „bis zum 23. Oktober 2026“ lässt keinen Spielraum. Mehr zum Datum: Datum nach DIN 5008.
Für die letzte Mahnung kann ein Nachweis über den Zugang nützlich sein, etwa ein Einschreiben. Den Vermerk setzen Sie in der Word-Datei über die Anschrift; wie das aussieht, zeigt Anschrift im Brief. Den passenden Umschlag beschriften Sie mit der Vorlage Briefumschlag beschriften.
Häufige Fragen zur Mahnung
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Rechtlich genügt eine Mahnung nach Fälligkeit, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Zahlungserinnerung, zweite und letzte Mahnung sind übliche Kulanz, aber keine Pflicht.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Vor allem der Ton. Die Zahlungserinnerung geht von einem Versehen aus, die Mahnung fordert deutlich zur Zahlung auf. § 286 BGB spricht nur von der Mahnung; maßgeblich ist, dass Sie nach Fälligkeit klar zur Zahlung auffordern.
Darf ich von Privatkunden 40 Euro Pauschale verlangen?
Nein. Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gibt es nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Die Vorlage blendet das Feld deshalb nur bei „Unternehmen“ ein.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?
Seit 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 %. Daraus ergeben sich 6,52 % im Jahr gegenüber Verbrauchern und 10,52 % gegenüber Unternehmen. Am 1. Januar 2027 wird der Basiszinssatz neu festgelegt.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 286 BGB – Verzug des Schuldners
- Gesetze im Internet: § 288 BGB – Verzugszinsen
- Deutsche Bundesbank: Basiszinssatz zum 1. Juli 2026
- Gesetze im Internet: § 195 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist
- Gesetze im Internet: § 199 BGB – Beginn der Verjährung