E-Mail-Signatur erstellen – Generator und Vorlage mit Pflichtangaben

Geprüft am 09.10.2026Stand: DIN 5008:2020-03Quellen

Eine E-Mail-Signatur enthält Grußformel, Name, Position, Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail und Website. Firmen im Handelsregister müssen außerdem die gesetzlichen Pflichtangaben nennen – bei der GmbH etwa Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer. Der Generator unten baut beides zusammen.

So nutzen Sie den Generator

1. Person und Firma eintragenGruß, Name, Position, Firma mit Rechtsform, Anschrift, Telefon, E-Mail und Website. Leere Felder fallen in der Signatur weg. Mit „Beispiel löschen“ starten Sie neu.
2. Rechtsform wählenJe nach Rechtsform beschriftet der Generator die Zeile mit Geschäftsführung, Vorstand oder Inhaber. Tragen Sie Sitz, Registergericht und Nummer ein.
3. Aussehen festlegenWählen Sie eine Akzentfarbe und, wenn Sie möchten, den Signaturtrenner „-- “ über der Signatur.
4. Kopieren und einfügen„Signatur kopieren“ übernimmt die gestaltete Fassung, „HTML-Code“ den Quelltext, „Nur Text“ eine schlichte Fassung ohne Formatierung. Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser.

Pflichtangaben je Rechtsform

Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe gelten „gleichviel welcher Form“ – also auch für E-Mails, und zwar seit dem 1. Januar 2007. Was genau hineingehört, hängt von der Rechtsform ab:

Macht eine GmbH Angaben zum Kapital, muss sie das Stammkapital nennen, eine AG entsprechend das Grundkapital. Bei der UG lautet der Zusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“; nach Auskunft der IHK Koblenz sind bei der GmbH auch stellvertretende Geschäftsführer zu nennen. Für die GbR verlangt § 15b GewO laut IHK-Merkblatt die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Anschrift, Telefonnummer, USt-IdNr. und Bankverbindung schreiben diese Vorschriften nicht vor; sie sind aber üblich. Die Paragrafen aus HGB, GmbHG und AktG gelten nicht für Privatleute und nicht für Selbstständige ohne Handelsregistereintrag. Wer gegen die Pflicht verstößt, riskiert laut IHK ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 EUR; daneben ist ein Wettbewerbsverstoß möglich. Dieselben Angaben gehören in den Briefkopf Ihrer Geschäftsbriefe.

Die Signatur nach DIN 5008

Die DIN 5008 regelt E-Mails im Kapitel zum elektronischen Schriftverkehr; die Signatur behandelt nach Angaben von Sekretaria ein eigener Abschnitt „Abschluss – Signatur“. Ratgeber zur Norm nennen als Inhalt: Grußformel, Kommunikations- und Firmenangaben, E-Mail- und Internetadresse sowie die gesetzlichen Pflichtangaben. Die Signatur wird meist als Textbaustein hinterlegt. Formatieren Sie zurückhaltend und richten Sie Schrift und Farbe nach dem Erscheinungsbild Ihrer Firma.

Telefonnummern schreiben Sie wie in der Telefonnummer nach DIN 5008: Vorwahl mit Leerzeichen, Durchwahl mit Bindestrich, international mit +49 und ohne die Null der Vorwahl. Mehr Regeln für Betreff, Anrede und Anhänge finden Sie unter professionelle E-Mails.

Beispiel als Text

Signatur einfügen: Outlook, Gmail, Apple Mail

In allen gängigen Programmen finden Sie die Signatur in den Einstellungen, meist unter „Signatur“ oder „Signaturen“. Fügen Sie dort die kopierte Fassung ein und legen Sie fest, ob sie bei neuen E-Mails und bei Antworten erscheint. Die Menüs unterscheiden sich je nach Version.

• Outlook: Die gestaltete Fassung („Signatur kopieren“) lässt sich meist direkt einfügen.
• Gmail: Auch hier funktioniert in der Regel die gestaltete Fassung.
• Apple Mail: Wird die Formatierung nicht übernommen, nehmen Sie „Nur Text“.

Schicken Sie sich danach eine Test-E-Mail und öffnen Sie sie auch auf dem Handy. Vor dem Urlaub passt zur Signatur eine kurze Abwesenheitsnotiz.

Der Signaturtrenner „-- “

Eine alte Konvention aus der Zeit der reinen Text-E-Mails setzt zwei Bindestriche und ein Leerzeichen in eine eigene Zeile über die Signatur. Manche E-Mail-Programme werten diese Zeile als Beginn der Signatur. Eine Vorgabe der DIN 5008 ist das nicht. Im Generator schalten Sie den Trenner mit einem Häkchen ein.

Häufige Fragen zur E-Mail-Signatur

Quellen

1. § 37a HGB – Angaben auf Geschäftsbriefen
2. § 35a GmbHG – Angaben auf Geschäftsbriefen
3. § 80 AktG – Angaben auf Geschäftsbriefen
4. § 125 HGB – Angaben auf Geschäftsbriefen
5. IHK Koblenz: Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Faxen und E-Mails
6. Sekretaria: E-Mail nach DIN 5008

Passend dazu

• E-MailBetreff, Anrede, Signatur mit Pflichtangaben
• BriefkopfVorlagen, Aufbau und Anleitung für Word
• AbwesenheitsnotizUrlaub, Dienstreise, Englisch – zum Kopieren
• TelefonnummerVorwahl, Durchwahl, IBAN und Beträge richtig