Abwesenheitsnotiz – Vorlage und Beispiele (auch Englisch)
Eine gute Abwesenheitsnotiz nennt in drei bis fünf Sätzen, bis wann Sie nicht erreichbar sind, was mit eingehenden E-Mails passiert und wer Sie in dringenden Fällen vertritt. Die Vorlage unten schreibt den Text samt Betreff für Sie – auf Wunsch mit englischer Fassung darunter.
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So nutzen Sie die Vorlage
- Zeitraum und Grund wählenTragen Sie den ersten und den letzten Tag Ihrer Abwesenheit ein. Die Vorlage nennt automatisch den nächsten Arbeitstag als Tag Ihrer Rückkehr; Wochenenden und bundesweite Feiertage überspringt sie. Den Grund können Sie auch neutral lassen („nicht im Büro“).
- Vertretung eintragenName, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Vertretung erscheinen im Text. Wählen Sie, ob Ihre E-Mails später bearbeitet, nicht gelesen oder weitergeleitet werden.
- Ton und Sprache wählenFörmlich oder freundlich-locker, auf Wunsch mit englischer Fassung darunter. Mit „Beispiel löschen“ starten Sie mit leeren Feldern.
- Kopieren und einfügenKlicken Sie auf „Text kopieren“ und „Betreff kopieren“ und fügen Sie beides in Ihrem E-Mail-Programm ein. Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser.
Was in eine Abwesenheitsnotiz gehört
Wer Ihnen schreibt, will in Sekunden wissen, ob er warten kann oder sich an jemand anderen wenden muss. Diese Bausteine reichen:
- Betreff: kurz, z. B. „Abwesend bis 02.01.2027“. Manche Programme ergänzen den Betreff automatisch.
- Anrede: neutral, da Sie den Absender nicht kennen – „Guten Tag,“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
- Zeitraum: vom ersten bis einschließlich zum letzten Tag, dazu der Tag Ihrer Rückkehr. Im Fließtext schreiben Sie das Datum am besten aus („21. Dezember 2026“), mehr dazu unter Datum und Uhrzeit.
- Umgang mit E-Mails: werden sie später bearbeitet, weitergeleitet oder gar nicht gelesen?
- Vertretung: Name, E-Mail und Telefonnummer, geschrieben wie in der Telefonnummer nach DIN 5008: 0341 1234567-12.
- Gruß und Name. Die vollständige E-Mail-Signatur können Sie anhängen, nötig ist sie bei einer automatischen Antwort meist nicht.
Drei Beispieltexte zum Kopieren
Urlaub, förmlich
Dienstreise
Englisch
Schreiben Sie viel mit Partnern im Ausland, setzen Sie die englische Fassung unter die deutsche – die Vorlage macht das mit einem Häkchen. Für Empfänger im Ausland schreiben Sie die Telefonnummer international, also +49 341 … ohne die Null der Vorwahl.
Was nicht in die Abwesenheitsnotiz gehört
Die automatische Antwort geht an jeden, der Ihnen schreibt – auch an Unbekannte und an Absender von Werbung. Wir empfehlen deshalb, sparsam mit Angaben umzugehen:
- „Ich bin bis Freitag krank.“
- „Ich bin mit der Familie auf Mallorca.“
- „Ich bin zwei Wochen weg, das Haus steht leer.“
- Private Handynummer
- „Bin ab Montag wieder da :-)“
- „Ich bin bis einschließlich 16. Oktober 2026 nicht im Büro.“
- „Ich bin im Urlaub.“ oder ganz ohne Grund
- Nur das Datum der Rückkehr
- Dienstliche Nummer der Vertretung
- „Ab dem 19. Oktober 2026 bin ich wieder erreichbar.“
Den Grund „krank“ müssen Sie niemandem nennen. „Nicht im Büro“ reicht. Auch Reiseziele und die Information, dass Ihre Wohnung leer steht, haben in einer E-Mail an Fremde nichts zu suchen. Weitere Regeln für dienstliche Nachrichten finden Sie unter professionelle E-Mails nach DIN 5008.
So schalten Sie die Abwesenheitsnotiz ein
In Outlook finden Sie die Funktion in den Einstellungen unter „Automatische Antworten“, in Gmail unter „Abwesenheitsnotiz“. Die genaue Stelle hängt von Programm und Version ab. In beiden Programmen tragen Sie Zeitraum und Text ein, oft auch getrennt für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Firma. Legen Sie Start und Ende fest, dann schaltet sich die Notiz von selbst wieder ab. Schicken Sie sich nach dem Einschalten eine Test-E-Mail von einer anderen Adresse.
Häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz
Was schreibe ich in eine Abwesenheitsnotiz?
Zeitraum, Tag der Rückkehr, was mit den E-Mails passiert und wer Sie vertritt. Ein Gruß und Ihr Name schließen den Text ab. Mehr braucht es nicht.
Muss ich den Grund meiner Abwesenheit nennen?
Nein. „Nicht im Büro“ genügt. Urlaub oder Dienstreise dürfen Sie nennen, Krankheit oder private Details lassen Sie besser weg.
Wie heißt Abwesenheitsnotiz auf Englisch?
„Out of office“ oder „automatic reply“. Ein typischer Betreff lautet „Out of office until 2 January 2027“.
Soll ich das Rückkehrdatum oder den letzten Urlaubstag nennen?
Am besten beides: „bis einschließlich 2. Januar 2027“ und „ab dem 4. Januar 2027 wieder erreichbar“. So gibt es keine Missverständnisse über das Wochenende.