E-Mail nach DIN 5008 – Aufbau, Signatur und Pflichtangaben

Geprüft am 09.10.2026Stand: DIN 5008:2020-03Quellen

Eine E-Mail nach DIN 5008 hat immer einen Betreff, eine Anrede mit einer Leerzeile danach und Absätze, die durch Leerzeilen getrennt sind. Am Ende steht eine Signatur mit Gruß, Name, Kontaktdaten und – bei Firmen – den gesetzlichen Pflichtangaben. Diese gelten für E-Mails genauso wie für Briefe.

Gilt die DIN 5008 auch für E-Mails?

Ja. Die Norm enthält ein eigenes Kapitel zum elektronischen Schriftverkehr; Fachratgeber verorten es in Kapitel 22, die Signatur in Abschnitt 22.9. Besonders wichtig sind die Regeln, wenn eine E-Mail einen Geschäftsbrief ersetzt – etwa ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Reklamation. Wie für alle Teile der DIN 5008 gilt: Sie ist eine Empfehlung, kein Gesetz. Verbindlich sind dagegen die gesetzlichen Pflichtangaben für Unternehmen, dazu unten mehr.

So ist eine E-Mail aufgebaut

Empfänger richtig wählenAn, Cc oder Bcc – je nachdem, wer handeln soll und wer nur informiert wird.
BetreffImmer angeben, kurz und eindeutig. Bei Antworten und Weiterleitungen stehen „RE“ bzw. „FW“ davor. Mehr unter Betreff nach DIN 5008.
AnredeSie ist fester Bestandteil der E-Mail und endet mit Komma. Danach folgt eine Leerzeile.
Text in AbsätzenEinzeilig schreiben, zwischen Absätzen eine Leerzeile, keine manuellen Worttrennungen.
Anhänge ankündigenIm Text sagen, was angehängt ist und in welchem Format.
SignaturGrußformel, Name, Firma, Kontaktdaten und Pflichtangaben – am besten als gespeicherter Textbaustein.

Beispiel einer E-Mail nach DIN 5008

An: einkauf@beispiel-kunde.deCc: s.weber@beispiel-gmbh.deBetreff: Angebot 2026-117 – Wartung Heizungsanlage Gartenweg 5Sehr geehrte Frau Schneider,vielen Dank für Ihre Anfrage vom 2. Oktober 2026. Im Anhang findenSie unser Angebot als PDF.Die Wartung können wir am 14. November 2026 ab 08:00 Uhrdurchführen. Bitte geben Sie uns bis zum 30. Oktober Bescheid,ob der Termin passt.Für Rückfragen erreichen Sie mich unter 0341 1234567-12.(es folgt die Signatur mit Gruß, Name und Kontaktdaten – siehe unten)

Anrede und Gruß folgen denselben Regeln wie im Brief: Komma nach der Anrede, kleiner Textbeginn, Gruß ohne Komma. Details stehen unter Anrede und Grußformel.

An, Cc und Bcc richtig nutzen

Feld	Bedeutung	Wann nutzen
An	Hauptempfänger	Wer etwas tun oder antworten soll
Cc	Kopie, für alle sichtbar	Wer nur informiert wird, etwa Vorgesetzte oder Vertretung
Bcc	Blindkopie, verdeckt	Große Verteiler, bei denen die Adressen aus Datenschutzgründen nicht sichtbar sein dürfen

Ein häufiger Fehler: Rundschreiben an viele externe Empfänger im An- oder Cc-Feld. Dann sieht jeder alle Adressen – ein Datenschutzproblem. Setzen Sie solche Verteiler ins Bcc-Feld.

Text und Formatierung

E-Mails werden oft auf dem Handy gelesen. Kurze Absätze und klare Sätze helfen mehr als jede Gestaltung. Die Ratgeber zur DIN 5008 empfehlen:

Zurückhaltend formatieren: Schrift und Farbe nach dem Erscheinungsbild der Firma, keine bunten Hervorhebungen.
Keine Versalien: Ganze Wörter in Großbuchstaben wirken wie Schreien. Durchgehende Kleinschreibung ist ebenso unpassend.
Emojis sparsam: Im Geschäftsverkehr nur zurückhaltend und nicht im Erstkontakt. Ein Smiley ersetzt keinen Schlusspunkt.
Ausland: Im Betreff keine Umlaute und kein ß verwenden.

So nicht

Betreff leer gelassen
hallo, anbei das angebot. gruß max
BITTE UNBEDINGT HEUTE NOCH ANTWORTEN
Rundmail an 80 Kunden mit allen Adressen im Cc

So richtig

Betreff: Angebot 2026-117 – Wartung Heizungsanlage
Guten Tag Herr Weber,
im Anhang finden Sie das Angebot als PDF.
Bitte antworten Sie bis heute, 16:00 Uhr.
Rundmail mit allen Kunden im Bcc

Anhänge

Kündigen Sie jeden Anhang im Text an, damit der Empfänger weiß, was ihn erwartet. Wählen Sie ein Format, das er sicher öffnen kann – für fertige Dokumente meist PDF. Große Dateien komprimieren Sie vor dem Versand. Im Brief übernimmt diese Aufgabe der Anlagenvermerk.

E-Mail-Signatur erstellen

Die Signatur steht am Ende jeder E-Mail und wird am besten einmal als Textbaustein im Mailprogramm hinterlegt. Nach den Ratgebern zur DIN 5008 gehören hinein: die Grußformel, Name und Funktion, Firmenangaben, Telefon, E-Mail- und Internetadresse sowie die gesetzlichen Pflichtangaben. Telefonnummern schreiben Sie dabei normgerecht ohne Klammern und Schrägstriche – Beispiele unter Telefonnummern nach DIN 5008.

Signatur-Vorlage für eine GmbH

Mit freundlichen GrüßenMax MustermannKundenserviceBeispiel GmbHGartenweg 504177 LeipzigTelefon 0341 1234567-12max.mustermann@beispiel-gmbh.dewww.beispiel-gmbh.deSitz: Leipzig · Registergericht: Amtsgericht Leipzig · HRB 12345Geschäftsführer: Max Mustermann, Erika Musterfrau

Die markierten Zeilen sind die Pflichtangaben einer GmbH. Sie müssen vollständig sein. Für eine private E-Mail reichen Gruß und Name; Pflichtangaben gelten nur für Kaufleute und Gesellschaften.

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Seit dem 1. Januar 2007 ist klar: Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe gelten „gleichviel welcher Form“ – also auch für E-Mails. Was genau hineingehört, hängt von der Rechtsform ab:

Rechtsform	Pflichtangaben	Gesetz
Einzelkaufmann (e. K.)	Firma, Rechtsformbezeichnung, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer	§ 37a HGB
GmbH	Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführer (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname), ggf. Aufsichtsratsvorsitzender	§ 35a GmbHG
AG	Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Vorstandsmitglieder, Vorsitzender des Vorstands und des Aufsichtsrats	§ 80 AktG
OHG, KG	Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer; ohne natürliche Person als Gesellschafter weitere Angaben	§ 125 HGB

Werden Angaben zum Kapital gemacht, muss bei der GmbH das Stammkapital, bei der AG das Grundkapital genannt werden. Fehlende Pflichtangaben können ein Zwangsgeld nach sich ziehen. Welche Angaben auf den gedruckten Briefbogen gehören, erklärt der Artikel Geschäftsbrief nach DIN 5008.

Achtung

Viele Firmen pflegen die Signatur nur in der ersten E-Mail und lassen sie bei Antworten weg. Die Pflichtangaben gelten für Geschäftsbriefe gleich welcher Form; Ausnahmen gibt es nur für bestimmte Vordrucke in einer bestehenden Geschäftsverbindung. Stellen Sie das Mailprogramm so ein, dass die Signatur auch in Antworten und Weiterleitungen erscheint.

Vorlagen

Eine Signatur mit allen Pflichtangaben erstellen Sie mit dem Signatur-Generator. Für Urlaub und Dienstreisen gibt es fertige Texte unter Abwesenheitsnotiz.

Häufige Fragen zur E-Mail nach DIN 5008

Muss eine geschäftliche E-Mail eine Anrede haben?

Ja. Nach den Ratgebern zur DIN 5008 ist die Anrede fester Bestandteil. Sie endet mit Komma, danach folgt eine Leerzeile.

Was gehört in eine E-Mail-Signatur?

Grußformel, Name, Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail- und Internetadresse. Bei Kaufleuten und Gesellschaften kommen die gesetzlichen Pflichtangaben hinzu, etwa Sitz, Registergericht und Registernummer.

Wann nutze ich Cc, wann Bcc?

Cc für Personen, die nur informiert werden und sichtbar sein dürfen. Bcc für große Verteiler, bei denen die Empfänger die Adressen der anderen nicht sehen sollen.

Gelten die Pflichtangaben auch für E-Mails?

Ja. Seit 2007 gelten sie für Geschäftsbriefe gleich welcher Form, also auch für geschäftliche E-Mails nach außen.