Serienbrief in Word erstellen – Anleitung mit Vorlage

Geprüft am 09.10.2026Stand: DIN 5008:2020-03Quellen

Für einen Serienbrief in Word brauchen Sie zwei Dateien: den Brief mit Platzhaltern und eine Adressliste, etwa aus Excel. Unter „Sendungen › Seriendruck starten“ verbinden Sie beide, fügen die Felder ein und lassen Word für jede Zeile der Liste einen eigenen Brief erzeugen. Unten finden Sie eine fertige Vorlage nach DIN 5008 mit passender Adressliste.

Serienbrief in Word: Schritt für Schritt

Die Menünamen stammen aus aktuellen Word-Versionen für Windows. In älteren Versionen und auf dem Mac heißen einzelne Punkte etwas anders, der Ablauf bleibt gleich.

1. Adressliste vorbereitenLegen Sie in Excel eine Tabelle an: In der ersten Zeile stehen die Spaltennamen (Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Strasse, PLZ, Ort, Briefanrede), darunter pro Zeile ein Empfänger. Speichern und schließen Sie die Datei. Sie können auch unsere Adressliste öffnen und überschreiben.
2. Seriendruck startenÖffnen Sie den Brief in Word. Wählen Sie im Register „Sendungen“ den Punkt „Seriendruck starten“ und dort „Briefe“.
3. Empfänger auswählenKlicken Sie auf „Empfänger auswählen › Vorhandene Liste verwenden“ und öffnen Sie Ihre Excel- oder CSV-Datei. Über „Empfängerliste bearbeiten“ können Sie einzelne Empfänger abwählen.
4. Felder einfügenSetzen Sie den Cursor an die richtige Stelle und fügen Sie über „Seriendruckfeld einfügen“ die Felder ein – im Anschriftfeld je eine Zeile, über dem Text das Feld «Briefanrede». In unserer Vorlage ist das schon erledigt.
5. Vorschau prüfenMit „Vorschau Ergebnisse“ sehen Sie den Brief mit echten Daten. Blättern Sie durch mehrere Empfänger, besonders durch solche ohne Firma oder mit langen Namen.
6. Fertig stellenUnter „Fertig stellen und zusammenführen“ wählen Sie „Dokumente drucken“ oder „Einzelne Dokumente bearbeiten“. Die zweite Möglichkeit erzeugt ein neues Dokument mit allen Briefen, das Sie vor dem Druck noch durchsehen können.

So sieht die Anschrift im Serienbrief aus

Das Anschriftfeld folgt denselben Regeln wie im Einzelbrief: Firma, Anrede, Name, Straße, Postleitzahl und Ort, ohne Leerzeilen und ohne Hervorhebung. Die Anschriftzone hat sechs Zeilen, darüber liegt die Zusatz- und Vermerkzone mit fünf Zeilen. Einzelheiten stehen unter Anschrift nach DIN 5008.

Im Feld «Anrede» steht „Frau“ oder „Herrn“ – im Anschriftfeld also „Herrn“, nicht „Herr“. Anrede und Name stehen in getrennten Zeilen.

Die Briefanrede: einfach statt mit Bedingung

Die Anrede im Brieftext hängt vom Empfänger ab: „Sehr geehrte Frau Schneider,“, „Sehr geehrter Herr Krause,“ oder bei einer Firma „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Word kann das mit einer Bedingung lösen – über „Regeln › Wenn … Dann … Sonst“. Das ist fehleranfällig, sobald Titel, Firmen oder fehlende Namen dazukommen.

Einfacher ist eine eigene Spalte Briefanrede in der Adressliste, in der die fertige Anrede samt Komma steht:

So sehen Sie jede Anrede schon in der Liste und können sie einzeln anpassen, etwa für „Liebe Frau Schneider,“. Welche Anreden und Grußformeln passen, zeigt Anrede und Grußformel.

Typische Fehler im Serienbrief

Leere Zeilen im Anschriftfeld

Steht «Firma» in einer eigenen Zeile und ist das Feld leer, bleibt die Zeile frei. Im Anschriftfeld sind Leerzeilen aber nicht vorgesehen. Prüfen Sie in der Vorschau gerade die Empfänger ohne Firma. Lösungen: eine Bedingung um die Zeile mit «Firma» oder zwei getrennte Serienbriefe für Firmen und Privatpersonen.

Postleitzahlen ohne führende Null

Excel hält „04109“ für eine Zahl und macht daraus 4109. Formatieren Sie die Spalte PLZ deshalb vor dem Eintragen als Text. Bei CSV-Dateien tritt das Problem auf, wenn Sie die Datei in Excel öffnen und wieder speichern. Postleitzahlen sind immer fünfstellig.

Datum im falschen Format

Datumsfelder aus Excel erscheinen im Serienbrief manchmal als Zahl oder in amerikanischer Reihenfolge. Am einfachsten tragen Sie das Datum direkt in den Brief ein, nicht in die Liste. Brauchen Sie ein Datum pro Empfänger, legen Sie die Spalte als Text an. Richtig nach DIN 5008 sind 2026-10-11, 11.10.2026 und im Fließtext 11. Oktober 2026 – mehr unter Datum und Uhrzeit.

Ohne Word?

Für einzelne Briefe brauchen Sie keinen Seriendruck. Im Brief-Generator schreiben Sie einen Brief nach DIN 5008 direkt im Browser. Weitere Vorlagen für Word und PDF finden Sie unter Briefvorlagen.

Häufige Fragen zum Serienbrief

Quellen

1. Sekretaria: Adressfeld im Geschäftsbrief
2. Working Office: Adressfeld nach DIN 5008
3. Universität Göttingen: Schreibregeln nach DIN 5008
4. Haufe Akademie: DIN 5008

Passend dazu

• BriefvorlagenWord und PDF, Form A und B, sofort nutzbar
• AnschriftZeilen, Vermerke, Ausland – mit Beispielen
• Anrede & GrußKomma, Titel, Gruß ohne Komma, Unterschrift
• Brief-GeneratorAusfüllen, als PDF oder Word speichern