Telefonnotiz – Vorlage zum Ausfüllen und Ausdrucken
Eine Telefonnotiz hält fest, wer wann angerufen hat, was er wollte und was jetzt zu tun ist. Die Vorlage unten füllen Sie am Bildschirm aus und drucken sie oder geben sie als PDF weiter – oder Sie drucken mit einem Häkchen ein leeres Formular für den Block neben dem Telefon.
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So nutzen Sie die Vorlage
- Ausfüllen oder leer druckenFür eine einzelne Notiz überschreiben Sie die Beispielangaben. Für einen Vorrat setzen Sie das Häkchen bei „Leeres Formular“: Dann bleiben alle Felder frei und Sie füllen sie von Hand aus.
- Anruf festhaltenTragen Sie ein, für wen die Notiz ist, Datum, Uhrzeit, Anrufer, Firma, Rückrufnummer und Anliegen. Wählen Sie, was zu tun ist – zum Beispiel „Bitte zurückrufen“.
- WeitergebenDrucken Sie die Notiz, speichern Sie sie als PDF oder laden Sie eine Word-Datei herunter. Mit „Beispiel löschen“ leeren Sie alle Felder; Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser.
Was in eine Telefonnotiz gehört
Eine Telefonnotiz ist für jemand anderen bestimmt, der beim Anruf nicht dabei war. Sie muss deshalb ohne Rückfrage verständlich sein. Diese Angaben gehören hinein:
- Für
- Wer soll die Nachricht bekommen?
- Datum und Uhrzeit
- 2026-10-11, 14:30 Uhr – die Uhrzeit nach DIN 5008 mit Doppelpunkt
- Anrufer
- Vor- und Nachname, Firma, wenn möglich Funktion
- Rückrufnummer
- vollständig mit Vorwahl, z. B. 040 1234567-89
- Anliegen
- kurz und konkret, mit Auftrags- oder Kundennummer
- Was ist zu tun?
- zurückrufen, ruft wieder an, nur zur Kenntnis, dringend
- Notiert von
- damit der Empfänger bei Fragen weiß, an wen er sich wendet
Lassen Sie sich Namen und Nummer im Zweifel buchstabieren oder wiederholen Sie sie am Ende des Gesprächs. Ein Zahlendreher in der Rückrufnummer macht die ganze Notiz wertlos.
Fragen Sie außerdem, wann der Anrufer am besten zu erreichen ist, und notieren Sie das unter „Anliegen“, etwa „heute bis 17 Uhr erreichbar“. Nennt er eine Frist oder einen Betrag, schreiben Sie ihn genau auf: „bis 2026-10-20“ statt „bald“. Legen Sie die Notiz dorthin, wo der Empfänger sie sicher sieht, oder schicken Sie sie als PDF per E-Mail. Ist die Sache dringend, sagen Sie zusätzlich kurz Bescheid.
Beispiel einer Telefonnotiz
Typische Fehler
- „Hr. Krause hat angerufen, wegen Lieferung.“
- Rückruf: 040/123 45 67
- 14.30 h
- Kein Name des Notierenden
- Zettel ohne Datum am Bildschirm
- „Tim Krause, Beispiel AG, fragt nach dem Liefertermin für Auftrag 2026-271.“
- Rückruf: 040 1234567-89
- 14:30 Uhr
- Notiert von: Lars Becker
- Datum 2026-10-11 oder 11.10.2026
Telefonnummern schreiben Sie nach DIN 5008 ohne Schrägstrich und ohne Klammern: Vorwahl, Leerzeichen, Rufnummer am Stück, Durchwahl mit Bindestrich. Alle Regeln dazu stehen unter Telefonnummer schreiben, die Schreibweise von Datum und Uhrzeit unter Datum und Uhrzeit nach DIN 5008.
Telefonnotiz oder Aktennotiz?
Die Telefonnotiz ist eine kurze Nachricht an eine Kollegin oder einen Kollegen: Sie erledigt sich, sobald zurückgerufen wurde. Wurde im Gespräch dagegen etwas vereinbart, das Sie später belegen wollen – ein Liefertermin, ein Preisnachlass, eine Zusage –, schreiben Sie zusätzlich eine Aktennotiz für die Akte. Weitere Vorlagen für den Büroalltag finden Sie auf der Seite für Berufstätige.
Häufige Fragen zur Telefonnotiz
Was gehört in eine Telefonnotiz?
Empfänger, Datum und Uhrzeit, Name und Firma des Anrufers, Rückrufnummer, Anliegen, was zu tun ist und wer die Notiz geschrieben hat.
Kann ich die Telefonnotiz leer ausdrucken?
Ja. Setzen Sie im Formular das Häkchen bei „Leeres Formular“ und drucken Sie. Alle Felder bleiben frei, die Kästchen für „Was ist zu tun?“ kreuzen Sie von Hand an.
Wie lange hebe ich eine Telefonnotiz auf?
Eine reine Rückrufbitte können Sie nach dem Rückruf entsorgen. Enthält das Gespräch eine Vereinbarung, halten Sie sie in einer Aktennotiz fest und legen diese zur Akte.
Gibt es die Telefonnotiz als Word-Datei?
Ja. Klicken Sie über der Vorschau auf „Word-Datei (.docx)“. Die Datei enthält Ihre Angaben oder – mit Häkchen – das leere Formular.
Quellen
- Haufe Akademie: DIN 5008
- teltarif: Telefonnummer richtig schreiben
- Universität Göttingen: Schreibregeln nach DIN 5008