Aktennotiz – Vorlage, Aufbau und Beispiel

Geprüft am 09.10.2026Stand: DIN 5008:2020-03Quellen

Eine Aktennotiz hält ein Gespräch, ein Telefonat oder einen Vorfall schriftlich fest, damit Sie es später nachweisen können. Sie besteht aus Kopf (Datum, Anlass, Beteiligte, Verfasser), Sachverhalt, Ergebnis und weiterem Vorgehen. Die Vorlage unten gibt diesen Aufbau vor.

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So nutzen Sie die Vorlage

Kopf ausfüllenSchreiben Sie einen Betreff, der den Vorgang eindeutig benennt, etwa mit Auftrags- oder Kundennummer. Dann Datum, Anlass, Beteiligte und Ihren Namen.
Sachverhalt und Ergebnis trennenUnter „Sachverhalt“ steht, was passiert ist oder besprochen wurde. Unter „Ergebnis / Vereinbarung“ steht, worauf man sich geeinigt hat.
Nächste Schritte und VerteilerNotieren Sie, wer was bis wann erledigt, und wer eine Kopie bekommt.
Drucken und ablegenDrucken Sie die Notiz, speichern Sie sie als PDF oder laden Sie eine Word-Datei herunter. Unterschreiben Sie den Ausdruck und legen Sie ihn zur Akte. „Beispiel löschen“ leert alle Felder; Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser.

Wozu eine Aktennotiz dient

Mündliche Absprachen sind schnell vergessen – oder werden später unterschiedlich erinnert. Die Aktennotiz (auch Gesprächsnotiz, Aktenvermerk oder Vermerk) macht daraus ein Schriftstück mit Datum und Verfasser. Typische Anlässe:

Ein Kunde reklamiert am Telefon und Sie sagen einen Austausch zu.
Im Gespräch mit der Vorgesetzten wird ein Projekttermin verschoben.
Ein Lieferant kündigt eine Preiserhöhung mündlich an.
Sie beobachten einen Vorfall, etwa einen Schaden an einer Lieferung.

Schreiben Sie die Notiz möglichst gleich danach, solange Einzelheiten und Uhrzeiten noch frisch sind. Eine Notiz vom selben Tag ist glaubwürdiger als eine, die Wochen später aus dem Gedächtnis entsteht.

Halten Sie fest, was gesagt wurde, nicht was Sie davon halten. Zitieren Sie wichtige Zusagen möglichst wörtlich, etwa „Wir liefern bis Freitag nach“. Nennen Sie Zahlen, Termine und Beträge genau: 2026-10-17 statt „nächste Woche“, 1.234,56 EUR statt „rund 1200 Euro“. Wenn Sie etwas nicht sicher verstanden haben, vermerken Sie das ebenfalls – so bleibt die Notiz ehrlich und brauchbar.

Aufbau einer Aktennotiz

Überschrift und Betreff: „Aktennotiz“ und darunter, worum es geht.
Datum, gegebenenfalls Uhrzeit: 2026-10-11 oder 11.10.2026, Uhrzeit mit Doppelpunkt (14:30 Uhr) – mehr unter Datum und Uhrzeit.
Anlass: Telefonat, Gespräch, Besprechung, Vorfall, mündliche Vereinbarung.
Beteiligte: vollständige Namen, bei Externen mit Firma.
Sachverhalt: sachlich, in ganzen Sätzen, ohne Wertung.
Ergebnis: was vereinbart wurde, mit Daten und Beträgen.
Weiteres Vorgehen und Verteiler.
Unterschrift des Verfassers.

Beispiel

AktennotizReklamation Lieferung vom 2026-10-06, Auftrag 2026-271Datum: 11.10.2026Anlass: TelefonatBeteiligte: Tim Krause (Beispiel AG), Lars BeckerVerfasser: Lars BeckerSachverhaltHerr Krause meldet, dass von 24 Schreibtischen zwei mit beschädigterTischplatte geliefert wurden. Fotos hat er per E-Mail geschickt.Ergebnis / VereinbarungWir tauschen beide Tischplatten bis 2026-10-17 kostenlos aus.Der Monteur meldet sich vorher zur Terminabsprache.Weiteres Vorgehen: Ersatzteile bestellen (Becker), Termin bestätigen (Kraus)Verteiler: Frau Kraus, Kundenakte Beispiel AG

So nicht

„Kunde war sauer wegen Tischen.“
„Wir kümmern uns bald.“
„Hr. K. / Fa. B.“
Notiz drei Wochen später aus dem Gedächtnis

So richtig

„Herr Krause meldet zwei beschädigte Tischplatten.“
„Austausch bis 2026-10-17, kostenlos.“
„Tim Krause (Beispiel AG)“
Notiz am selben Tag, mit Datum und Unterschrift

Aktennotiz, Protokoll oder Telefonnotiz?

	Aktennotiz	Protokoll	Telefonnotiz
Zweck	Vorgang belegen	Ablauf und Beschlüsse einer Sitzung festhalten	Anruf an Kollegen weitergeben
Anlass	Gespräch, Telefonat, Vorfall	Besprechung, Sitzung, Versammlung	Anruf in Abwesenheit
Umfang	eine halbe bis eine Seite	oft mehrere Seiten, mit Tagesordnung	wenige Zeilen
Wer schreibt	Beteiligter selbst	bestimmte Protokollführung	wer den Anruf annimmt
Ablage	in der Akte	an alle Teilnehmenden, dann Akte	nach Erledigung meist entsorgt

Für Sitzungen mit Tagesordnung nutzen Sie die Protokoll-Vorlage, für eine Rückrufbitte die Telefonnotiz. Weitere Hilfen für das Büro sammelt die Seite für Berufstätige.

Häufige Fragen zur Aktennotiz

Was ist eine Aktennotiz?

Eine kurze schriftliche Aufzeichnung über ein Gespräch, ein Telefonat oder einen Vorfall, die zur Akte genommen wird. Sie dient als Gedächtnisstütze und als Nachweis.

Ist eine Gesprächsnotiz dasselbe wie eine Aktennotiz?

Im Alltag ja. „Gesprächsnotiz“ betont den Anlass, „Aktennotiz“ oder „Aktenvermerk“ den Ort der Ablage. Aufbau und Inhalt sind gleich.

Muss ich eine Aktennotiz unterschreiben?

Eine Pflicht gibt es nicht. Mit Unterschrift und Datum ist aber klar, wer die Notiz wann geschrieben hat. Die Vorlage hat dafür eine Unterschriftszeile.

Schreibt man eine Aktennotiz im Präsens?

Üblich ist das Präsens für den Sachverhalt („Herr Krause meldet …“) und klare Aussagen für das Ergebnis. Bleiben Sie sachlich und trennen Sie Fakten von Einschätzungen.