Protokoll Vorlage – Ergebnis- und Verlaufsprotokoll

Geprüft am 09.10.2026Stand: DIN 5008:2020-03Quellen

Ein Protokoll hält fest, wer wann worüber gesprochen und was beschlossen hat. Für die meisten Besprechungen reicht ein Ergebnisprotokoll: Kopf mit Datum, Ort und Teilnehmenden, dann je Tagesordnungspunkt Ergebnis, zuständige Person und Termin. Die Vorlage unten baut genau diese Tabelle und gibt sie als Word-Datei oder PDF aus.

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So nutzen Sie die Vorlage

Art und AnlassErgebnis- oder Verlaufsprotokoll wählen und den Anlass eintragen, etwa „Teamsitzung Marketing“. Beides bildet die Überschrift.
KopfdatenDatum, Uhrzeit, Ort, Leitung, Protokollführung, Teilnehmende und – falls nötig – Abwesende.
TagesordnungspunkteJe Zeile ein Thema mit Ergebnis oder Beschluss, wer zuständig ist und bis wann. Über die Schaltflächen am Rand fügen Sie Zeilen hinzu oder löschen sie; die Nummern setzt die Vorlage selbst.
AbschlussNächster Termin und Verteiler. Unter dem Protokoll stehen Unterschriftsfelder für Protokollführung und Leitung.
Ausgeben„Word-Datei (.docx)“ für die Weiterarbeit in Word, „Drucken / PDF“ zum Verteilen. „Beispiel löschen“ leert die Musterdaten; die Eingaben bleiben in Ihrem Browser.

Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll?

	Ergebnisprotokoll	Verlaufsprotokoll
Hält fest	Beschlüsse, Aufgaben, Termine	zusätzlich den Gang der Diskussion: wer was vorgeschlagen und eingewandt hat
Länge	kurz, oft eine Seite	deutlich länger
Typisch für	Teamsitzungen, Projekttreffen, Jour fixe	Gremien, Vereinssitzungen, Verhandlungen, Unterricht
Form	Tabelle: Thema – Ergebnis – Wer – Bis	Fließtext je Tagesordnungspunkt
Zeitform	Präsens	Präsens, Wortbeiträge in indirekter Rede

Die Vorlage ist auf das Ergebnisprotokoll zugeschnitten. Für ein Verlaufsprotokoll wählen Sie „Verlaufsprotokoll“, laden die Word-Datei und ergänzen unter jedem Tagesordnungspunkt den Verlauf als Text.

Was in den Kopf gehört

Auf einen Blick

Anlass: Art der Sitzung, z. B. „Teamsitzung Marketing“
Datum und Uhrzeit: 2026-10-11, 09:30 – 10:45 Uhr
Ort: Raum oder „online“
Leitung und Protokoll: je ein Name
Teilnehmende: alle Anwesenden, dazu Abwesende bzw. Entschuldigte
Verteiler: wer das Protokoll bekommt

Das Datum schreiben Sie nach DIN 5008 numerisch als 2026-10-11 oder 11.10.2026, die Uhrzeit mit Doppelpunkt: 09:30 Uhr. Den „bis“-Strich setzen DIN-Ratgeber mit Leerzeichen davor und danach (09:30 – 10:45 Uhr). Mehr dazu unter Datum und Uhrzeit nach DIN 5008. Abkürzungen wie „TOP“ oder „z. B.“ erklärt die Seite Abkürzungen.

Richtig formulieren

Ein Protokoll ist kein Aufsatz. Üblich sind kurze Sätze im Präsens und klare Zuständigkeiten. Im Verlaufsprotokoll gibt man Wortbeiträge meist in indirekter Rede wieder, damit klar bleibt, dass es sich um Aussagen anderer handelt.

So nicht

„Wir haben dann lange über die Kampagne geredet.“
„Jemand kümmert sich um die Texte.“
„Herr Krause: Das Budget reicht nicht!“

So richtig

„Die Herbstkampagne startet am 2026-11-02.“
„Tim Krause prüft die Produkttexte bis 2026-10-31.“
„Herr Krause gibt zu bedenken, das Budget reiche nicht aus.“

Ergebnisse statt Meinungen: Im Ergebnisprotokoll steht, was beschlossen wurde, nicht, wer wie lange dafür geworben hat.
Jede Aufgabe mit Namen und Termin: Sonst fühlt sich niemand zuständig. Die Spalten „Wer“ und „Bis“ der Vorlage erinnern daran.
Gliederung nach Tagesordnung: Viele Leitfäden nummerieren die Punkte ohne Schlusspunkt (1, 2, 2.1).
Zeitnah schreiben: Am besten noch am selben Tag, solange alle sich erinnern.

Protokolle in der DIN 5008

Mit der Ausgabe DIN 5008:2020 sind Protokolle neu in die Norm aufgenommen worden, ebenso Texte in Tabellenform wie Checklisten und Formulare. Die Norm regelt dabei, wie geschrieben wird, nicht was. Die Vorlage folgt den allgemeinen Schreibregeln: Datum und Uhrzeit normgerecht, Tabelle mit klaren Spalten, linksbündiger Text ohne Einrückungen.

Verschicken Sie das Protokoll per E-Mail, hängen Sie das PDF an und nennen Sie Anlass und Datum im Betreff – etwa „Protokoll Teamsitzung Marketing 2026-10-11“. Tipps für die E-Mail: E-Mails nach DIN 5008. Für kurze Vermerke ohne Sitzung eignen sich die Aktennotiz und die Telefonnotiz; einen Überblick über alle Büro-Schriftstücke finden Sie unter DIN 5008 für Berufstätige.

Häufige Fragen zur Protokollvorlage

Gibt es die Protokollvorlage für Word?

Ja. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf „Word-Datei (.docx)“. Die Datei lässt sich in Word, LibreOffice oder Google Docs weiterbearbeiten – etwa um bei einem Verlaufsprotokoll Text zu ergänzen.

In welcher Zeitform schreibt man ein Protokoll?

Üblich ist das Präsens: „Das Team beschließt …“, „Frau Schulz stellt vor …“. Im Verlaufsprotokoll werden Wortbeiträge meist in indirekter Rede wiedergegeben.

Wer unterschreibt das Protokoll?

Üblich sind die Unterschriften der protokollführenden Person und der Sitzungsleitung. Die Vorlage enthält beide Felder. Vereine und Gremien können in Satzung oder Geschäftsordnung eigene Regeln haben.

Muss ein Protokoll nach DIN 5008 geschrieben sein?

Nein. Die DIN 5008 ist eine Empfehlung. Ein einheitlicher Aufbau macht Protokolle aber leichter lesbar und schneller auffindbar.