Alles über DIN 5008: Regeln, Erklärungen und Vorlagen im Überblick!

Regeln und Normen nehmen einen wichtigen Teil unseren täglichen Lebens ein. Dies betrifft allerdings nicht nur das gesellschaftliche Miteinander, sondern auch Beruf und Karriere. Eine Norm, die im geschäftlichen Schriftverkehr seit Jahrzehnten einen festen Platz hat ist die DIN 5008. Hier erfahren Sie alles über die DIN 5008 – deren Richtlinien, wie sie angewandt werden und erhalten zusätzlich praktische Vorlagen.

1. Was versteht man unter der DIN 5008?

Die DIN 5008 ist in erster Linie ein Regelwerk für den Schriftverkehr und dessen Gestaltungsmöglichkeiten beispielsweise in der geschäftlichen Korrespondenz.

Es handelt sich dabei nicht um ein Gesetzeswerk, an welches sich unbedingt zu 100 Prozent gehalten werden muss – sondern um eine Orientierung, die eine einheitliche Kommunikation untereinander erleichtert.

Die DIN 5008 gehört aus diesem Grund zu den grundlegenden Normen im Büroalltag und findet speziell in der Verwaltungsangelegenheit permanent Anwendung.

In der DIN 5008 werden unter anderen korrekte Schreibweisen und Gestaltungsregeln für:

• Rechenzeichen
• Satzzeichen
• Schriftzeichen
• Telefonnummern und andere Zahlenanordnungen
• die Textgliederung
• die Erstellung/den Aufbau von Tabellen

festgelegt und nachvollziehbar erläutert, warum dies für einen zweckmäßigen und einheitlichen Schriftverkehr von großer Bedeutung ist.

2. Wer legt die Empfehlungen der DIN 5008 Norm fest?

Die Festlegungen und Empfehlungen in der DIN 5008 werden vom nationalen Gremium Normausschuss Informationstechnik und Anwendungen mit dem Fachbereich Bürotechnik, Bankwesen und elektronisches Geschäftswesen (kurz: NA 043-03) zusammengetragen und schließlich veröffentlicht.

Die DIN 5008 gibt es bereits seit April 1949. Damals wurden vor allem Orientierungen für die Korrespondenz mit der Schreibmaschine gegeben – seit Mai 1996 orientieren sich die Regelungen an der Arbeit mit Textverarbeitungsprogrammen am PC.

Heute ist das Deutsche Institut für Normierung (DIN) für etwaige Änderungen zuständig.

3. Für wen haben die Regelungen der DIN 5008 Gültigkeit?

Da es sich nur um Empfehlungen und keine Gesetzmäßigkeiten handelt, ist eine Zuwiderhandlung auch nicht strafbar.

Es empfiehlt sich aber im Normalfall gerade für Geschäftstreibende, für die Korrespondenz mit Ämtern und Behörden sowie der allgemeinen Übersicht wegen, diese Orientierungen auch im täglichen Alltag zur Anwendung zu bringen.

Gerade bei geschäftlichen Kontakt mit Kunden, macht es stets einen guten Eindruck, wenn zum Beispiel der Absender und der Empfänger beim Versenden in einem DIN Umschlag mit Fenster auch sichtbar sind.

Ähnliches gilt für die Anordnung der Kontaktdaten, eines eventuell vorhandenen Logos sowie der allgemeinen Gestaltung des Textes.

Alle diese gestalterischen und typografischen Regeln sind in der DIN 5008 festgelegt und gehören heutzutage zum festen Standard in Deutschland. Somit erwarten insbesondere Geschäftspartner und Behörden auch eine entsprechende Umsetzung dieser Regeln in der täglichen schriftlichen Korrespondenz untereinander.

Die DIN 5008 findet also bei diesen Personengruppen besonders Anwendung:

• Behörden und Ämtern
• Gewerbetreibenden
• privater Schriftverkehr zum Beispiel bei Kündigungen/Widersprüchen/Bewerbungen

Natürlich müssen diese Regelungen nicht immer hundertprozentig umgesetzt werden. Es kann durchaus variiert werden – doch die Grundlage sollte schon vorhanden sein,

Es gestaltet den Schriftverkehr allgemein einfacher, wenn jeder die gleichen Voraussetzungen hat.

4. Regelungen der DIN 5008 im Detail (alphabetisch)

In der folgenden Übersicht erhalten sie detaillierte Angaben und Beispiele zu den ausgesprochenen Empfehlungen der DIN 5008 – zu Schreibweisen, Gestaltung sowie deren Anwendung im Alltag.

4.1. Abkürzungen

Es gilt die Regel, dass jene Abkürzungen, die sich im Lesefluss problemlos in das zutreffende ungekürzte Wort umwandeln lassen – jeweils mit einen Punkt am Ende versehen werden – ohne Leerzeichen. Handelt es sich bei der Abkürzung um mehrere abgekürzte Worte so werden sie jeweils mit einem Leerzeichen voneinander getrennt.

Dafür gibt es folgende Beispiele:

ACHTUNG!

Natürlich gibt es keine Regel ohne Ausnahme.

Für folgende Abkürzungen gilt, dass diese ohne Leerzeichen zusammengeschrieben werden und nur mit einem Punkt versehen werden:

• usw. – „und so weiter“
• usf. – „und so fort“

Etwas anders verhält es sich mit Abkürzungen die aus dem allgemeinen Sprachgebrauch heraus bekannt sind oder als einzelne Buchstaben gesprochen werden. Sie erhalten weder Punkte noch Leerzeichen.

Beispiele:

4.2. Anlagenvermerk

Von Zeit zu Zeit ist es erforderlich einem Schreiben auch gewisse Anlagen beizufügen – wie beispielsweise bei einer Bewerbung – den Lebenslauf, Zeugnisse oder Arbeitsproben.

Hier gilt in der DIN 5008 folgende Empfehlung:

Der Anlagenvermerk erfolgt mit 1 Leerzeile Abstand zum maschinell ausgeschriebenen Namen in der Grußformel. Die Bezeichnung „Anlage(n)“ wird fett hervorgehoben und es folgt kein Doppelpunkt. Die Aufzählung selbst erfolgt ohne Leerzeile direkt darunter.

Ist der Brief von Haus aus nicht unterschrieben, folgt der Anlagenvermerk mit 3 Zeilen Abstand zum Namen in der Grußformel.

Beispiel:

4.3. Anschriftfeld

Eine der wichtigsten Regeln der DIN 5008 sind die Empfehlungen zur Erstellung und Gestaltung des Anschriftfeld. Dieser Teil wird im Fenster des Umschlages sichtbar.

Hierbei gilt grundsätzlich:

Das Anschriftfeld ist ingesamt 9-zeilig und besteht aus 2 Teilen – 1. Teil für Zusätze und Vermerke (nklusive Rücksendeadresse (3 Zeilen) und 2. Teil für die eigentliche Adresse (6 Zeilen).

Das Anschriftfeld ist: 

• 40 x 85 mm groß
• zusätzlich 5 mm für Absenderadresse oberhalb des Empfängers
• wird 27 mm vom oberen sowie 20 mm von linken Blattrand angelegt

Die ersten drei Zeilen sind für Vermerke und Zusätze wie zum Beispiel „Persönlich“, „Warensendung“ oder „Büchersendung“ reserviert. Die folgenden 6 Zeilen für die eigentliche Adresse.

Braucht man 7 Zeilen für die Adresse, müssen die Vermerke um 1 Zeile auf 2 reduziert werden. Haben Sie keine Vermerke bleiben die ersten 3 Zeilen frei.

Folgendes ist weiterhin zu berücksichtigen:

• 1-zeilige Vermerke beginnen erst in Zeile 3
• 2-zeilige Vermerke befinden sich in den Zeilen 2 und 3
• 3-zeilige Vermerke beginnen bereits in Zeile 1
• das Anschriftfeld wird generell ohne Leerzeilen in einem Block gehalten

TIPP

Die Gestaltung des Anschriftfeldes kann mit der DIN 5008 auch alternativ etwas ansehnlicher gestaltet werden, wenn man den Bereich für die Rücksendeadresse mit den Vermerkzeilen verbindet.

Diese sollten dann vorzugsweise in der gleichen Schriftgröße (8 Punkt) oberhalb der Anschrift gesetzt werden. So ergibt sich ein stimmigeres Bild.

Beispiel:

4.4. Anschrift für das Ausland

Grundsätzlich sehen die Anschriften im In- und Ausland weitestgehend gleich aus. Doch es gibt auch ein paar kleinere Unterschiede, die man zwingend beachten sollte.

Regeln für das Anschriftfeld für Auslandssendungen:

• Ort und Land werden in Großbuchstaben (Versalien) geschrieben
• Ort sollte in Landessprache des Empfängerlandes geschrieben werden („LIEGE“, „MILANO“, „FIRENZE“) – dient zur Arbeitserleichterung der Postangestellten vor Ort
• Länderkennzeichen nicht gebrauchen („ESP-1234“)
• Land wird in die letzte Zeilen ohne vorherige Leerzeile sowie in deutscher Schreibweise geschrieben („NIEDERLANDE“)

Beispiel:

4.5 Aufzählungen

Da es nicht selten vorkommt, dass man in einem Schreiben Aufzählungen zu verarbeiten hat, gibt es in der DIN 5008 dafür sehr nützliche Empfehlungen.

Allgemein gültig:

Jeweils vor und nach einer Aufzählung wird eine Leerzeile eingefügt. Dies dient der besseren Lesbarkeit.

Daneben ist vorgesehen, dass bei einfachen Aufzählungen (auch mit Nummerierung) jeweils nach jedem Aufzählungspunkt ein Komma gesetzt wird. Hinter dem Letzten wird die Aufzählung mit einem Punkt abgeschlossen.

Beispiel:

Wenn Sie Aufzählungen haben, die über die Länge einer Zeile hinausgehen empfiehlt es sich, die einzelnen Punkte durch eine Leerzeile voneinander zu trennen. Die gängigen Aufzählungszeichen der Textverarbeitungsprogramme haben auch in den Vorgaben der DIN 5008 ihre Berechtigung.

Besteht Ihre Aufzählung aus mehreren Stufen – werden die untergeordneten Glieder jeweils eingerückt.

Beispiel:

4.6. Bankleitzahl (BLZ) / IBAN / Telefonnummern / Postfach / PLZ

Die DIN empfiehlt die Gliederung von Zahlen mittels Leerzeichen nach jeweils drei Ziffern. Bei Zahlen mit Komma erfolgt die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas. Runde sowie ungefähre Werte dürfen ohne Nachkommastellen geschrieben werden.

Beispiele:

• 1 500 Exemplare
• 50 000 000 Besucher
• 75 123 Stück
• 3,141 592 653 59

Die Gliederung mit Punkt ist nur bei Geldbeträgen empfohlen.

Beispiele:

• 1.573,45 Euro
• 340.000.000 Dollar

Bankleitzahlen

Die alte nationale Bankleitzahl wurde so untergliedert: Dreierblock, ein Leerzeichen, Dreierblock, ein Leerzeichen, Zweierblock. Der Bankleitzahl wird ein „BLZ“ ohne Doppelpunkt vorangestellt.

Beispiel:

• BLZ 416 700 27

IBAN

Für die IBAN gilt folgende Schreibweise: fünfmal Vierergruppe, einmal Zweiergruppe.

Beispiel:

• IBAN DE89 1234 4762 4758 1234 00

Postleitzahlen

Postleitzahlen werden nicht gegliedert.

Beispiel:

• 56651 Oberdürenbach

Postfachnummern

Postfachnummern werden zweistellig von rechts gegliedert.

Beispiele:

• 3 22 63
• 12 45 68

4.7. Berufsbezeichnung

Zu den Berufsbezeichnungen gehören nicht nur „Rechtsanwalt“ oder  „Vorstandsvorsitzender“ sondern auch akademische Grade.

Hierzu gibt es in der DIN 5008 die Regelung, dass akademische Grade immer in abgekürzter Form direkt vor dem Namen zu stehen haben.

Beispiel:

Herrn

Prof. Dr. Markus Meyerhofer

Für eine größere Wertschätzung des Gegenübers kann man die Abkürzung für „Professor“ (Prof.) auch ausschreiben. Der ebenso geläufige „Doktor“ wird allerdings immer abgekürzt.

Studienabschlüsse, wie der Bachelor und der Master stehen in der Anschrift immer hinter dem Namen. Für sämtliche derartige Grade gilt diese Regelung.

Beispiel:

Frau

Isabella Maurer M. A.

Reine Berufsbezeichnungen wie Vorstandsvorsitzender, Staatsanwalt oder Minister stehen immer direkt vor dem Namen und hinter „Frau“ oder „Herrn“.

Beispiel:

Herr Direktor

Max Mozart

4.8. Betreff

Nach aktuellen Fassung der DIN 5008 befindet sich die Betreffzeile zwei Zeilen unterhalb des vollständigen (9-zeiligen) Anschriftenfeldes.

Wenn Sie also keine 9-Zeilen benötigen, lassen Sie trotzdem die noch zur Verfügung stehenden Zeilen frei und setzen anschließend nach zusätzlich 2 Leerzeilen die Betreffzeile an.

Die Betreffzeile:

• wird nicht mithilfe von Worten wie „Betr.“ oder „Betreff“ eingeleitet, wie dies früher der Fall war
• es befindet sich kein Punkt am Ende des Betreffs – es kann jedoch zu Werbezwecken beispielsweise ein Ausrufezeichen oder Ähnliches verwendet werden.
• es sind für den Betreff durchaus mehrere Zeilen möglich – er sollte jedoch kurz und prägnant gehalten werden
• es hat sich zur gesonderten Hervorhebung der Betreffzeile der eine fettgedruckte Schreibweise etabliert -sie kann allerdings auch farbig erscheinen
• nach der Betreffzeile folgt mit zweizeiligen Abstand die Anrede des Empfängers

Beispiel:

4.9. Datum

Nach der DIN 5008 kann man grundsätzlich folgende Schreibweisen für das Datum anwenden:

• 01.01.2015
• 01. Januar 2015

oder die immer mehr an Bedeutung gewinnende internationale Schreibweise – angelehnt an die ISO 8601:

• 2015-01-01 – (Jahr-Monat-Tag)

Generell wird das Jahr immer vierstellig geschrieben und einstellige Tagesangaben erhalten immer eine „0“ vorangestellt (01, 02, 03 anstatt 1, 2, 3).

Außerhalb des Fließtextes können Sie den Monatsnamen abkürzen (immer 4-stellig) – im Fließtext verwenden Sie die alphanumerische Schreibweise.

Beispiele:

• 2014-09-15
• 15.09.2014
• 15. September 2014
• Die Abkürzungen für die Monatsnamen lauten:
  Jan., Feb., Mär./März, Apr., Mai, Jun./Juni, Jul./Juli, Aug., Sept., Okt., Nov., Dez.

4.10. Grußformel/Unterschrift

Die Grußformel, wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ steht nach DIN 5008 mit einer Leerzeile zur letzten Zeile des Fließtextes.

Dabei ist es nicht vorgeschrieben zwangsläufig „Mit freundlichen Grüßen“ zu verwenden, sondern andere geläufige Grußformeln wie „Viele Grüße“ oder „Mit den besten Wünschen“, haben ebenso ihre Berechtigung.

Weitere Maßgaben: 

• der Firmenname kann mit einer Zeile Abstand zur Grußformel geschrieben werden
• für die handschriftliche Unterschrift haben sich etwa drei Zeilen etabliert – es ist allerdings nicht vorgeschrieben (Steht nach Grußformel und Firmenname)
• im Anschluss daran kann die Unterschrift zum besseren Verständnis nochmals mit Vor- und Zuname maschinell darunter geschrieben werden
• Zusätze wie i. A. (im Auftrag) oder i. V. (in Vertretung) werden entweder in der Zeile der handschriftlichen Unterschrift oder  der maschinenschriftlichen Unterschrift positioniert

Beispiel:

4.11. Hervorheben

Die DIN 5008 bietet Ihnen viele Möglichkeiten, um einen Text oder einzelne Textbestandteile herauszustellen.

Folgende Varianten sind beispielsweise verfügbar:

Bitte beachten: Satzzeichen, die sich innerhalb der Hervorhebungen befinden, werden mit einbezogen. Sind diese außerhalb, muss dies nur geschehen, solange es sie inhaltlich vorhergehenden Text passen.

TIPP

Verwenden Sie Unterstreichungen nur für E-Mail und Internet-Adressen, da in der Textverarbeitung häufig die Unterlängen (zum Beispiel beim: q, p) durch die Unterstreichungen abgeschnitten werden.

4.12. Infoblock

Der Informationsblock, in welchen relevante Informationen zum Absender und zur eigentlichen Korrespondenz untergebracht werden, wird nach folgenden Daten positioniert.

• Beginn: 125 mm vom linken Blattrand
• Breite (maximal): 75 mm

Entsprechende Leitwörter wie „Name“ können adäquat ersetzt werden wie zum Beispiel durch:

• Gesprächspartner/in
• Abteilung

Die Gliederung des Info-Blocks und der Leitwörter erfolgt durch das sinnvolle Hinzufügen von Symbolen und Leerzeilen.

Beispiel:

Als Schriftgröße ist mindestens 8 Punkt vorgesehen. Im Normalfall entspricht der Infoblock aber der Schriftart und der Schriftgröße des restlichen Textes.

Der Infoblock kann jedoch grundsätzlich auch durch eine Bezugszeichenzeile ersetzt werden.

4.13. Postskriptum (PS)

In der heutigen Zeit macht das Postskriptum („PS“) eigentlich keinen großen Sinn mehr, da Änderungen problemlos in Textverarbeitungsprogrammen durchgeführt werden können.

Doch zur zusätzlichen Hervorhebung eines Textes oder einer Botschaft bietet es sich durchaus an.

Das „PS“ muss immer mit einer Leerzeile Abstand zu eigentlichen Briefende stehen.

Beispiel:

4.14. Seitennummerierung

Sobald Sie ein Dokument verfassen, dass sich über mehr als eine Seite erstreckt, ergibt es Sinn diese zu nummerieren. Dafür sieht die DIN 5008 folgende Variationen vor:

• Variante 1: „– x –“
  Diese platzieren Sie zentriert in der Kopfzeile. In der Fußzeile weisen Sie durch „…“, also drei Punkte, darauf hin, dass noch eine weitere Seite folgt (rechtsbündige Platzierung). Zwischen Text und Seitenkennzeichnung steht mindestens eine Leerzeile.
• Variante 2: „Seite X von Y“
  Eine Seitennummerierung in dieser Form platzieren Sie vorzugsweise rechtsbündig in der Fußzeile (in diesem Fall auch auf der ersten Seite).

4.15. Uhrzeitangaben

Die Grundregel nach DIN 5008 lautet, dass sowohl Stunden, als auch Minuten und Sekunden jeweils mit einen Doppelpunkt voneinander getrennt angegeben werden (HH:MM:SS).

Beispiele:

12:00 Uhr

12:30:35 Uhr

13 Uhr

Handelt es sich bei der Uhrzeit um eine volle Stunde, dann können Sie die Minuten auch weglassen – siehe letztes Beispiel (13 Uhr).

4.16. Verteiler

Der Vermerk für den Verteiler wird nach DIN 5008 eine Zeile nach der maschinenschriftlichen Unterschrift geschrieben.

Sind zusätzlich Anlagen aufgeführt, wird der Verteilervermerk mit einer Zeile Abstand nach diesem postiert.

Haben Sie zu wenig Platz unterhalb des Brieftextes, können Sie den Anlage- und Verteilervermerk auch rechts neben den Unterschriftblock (125mm (=12,5 cm) vom linken Blattrand entfernt) platzieren.

Die Worte „Verteiler“ oder auch etwaige „Anlagen“ können jeweils fett hervorgehoben werden. Darunter stehen anschließend die Namen.

Beispiel: